Alacak Borç Takibi Nasıl Yapılır? Excel ile Örnek
Alacak borç takibinde her faturanın tutarı, vadesi ve ona bağlı tahsilat veya ödeme ayrı tutulur. Tek bir cari toplamı, hangi belgenin geciktiğini göstermez. Belge bazında kayıt ve hareket eşleştirmesi, kısmi ödemelerde kalan bakiyeyi açıklamayı kolaylaştırır.
İlgili Excel şablonu
Adımları boş şablonda uygulayabilir veya doldurulmuş dosyayı inceleyebilirsiniz.
Alacak–Borç ve Cari Hesap Takip Excel’i →1. Fatura ve hareket kayıtlarını ayırın
Faturaya tekil bir kayıt numarası verin. Yönünü Alacak veya Borç olarak seçin; cari kodunu, belge tarihini, vadeyi, para birimini ve tutarı yazın. Aynı cariyle hem satış hem alış varsa iki yönü ayrı izleyin.
Tahsilatları fatura satırının tutarını değiştirerek kaydetmeyin. Her tahsilat veya ödeme için ayrı işlem numarası, tarih, tutar ve bağlı fatura numarası kullanın. Böylece 24.000 TL'lik asıl belge ile sonraki hareketler birlikte kontrol edilebilir.
2. Kısmi tahsilatta kalan bakiyeyi hesaplayın
Kurgusal örnekte 24.000 TL satış faturasının vadesi 10 Kasım 2026. 6 Kasım'da 6.000 TL, 12 Kasım'da 9.000 TL tahsil edilmiş olsun. 13 Kasım raporunda kalan alacak 24.000 − 6.000 − 9.000 = 9.000 TL'dir.
Bu dosyada fazla ödeme açık bakiyeyi negatif avansa dönüştürmez; ayrı kontrol uyarısı verir. İade, iskonto veya avans için tutarı rastgele azaltmak yerine belge ve işlem kapsamını değerlendirin; bu işlemler şablonda otomatik modellenmez.
3. Vade ile rapor tarihini birlikte değerlendirin
10 Kasım vadeli örnek belge 13 Kasım'da üç gün gecikmiştir. Aynı gün vadeli kalem gecikmiş sayılmaz. İleri tarihli bir tahsilat, daha eski rapor tarihine geri dönüldüğünde o rapora katılmamalıdır.
Örneğin rapor tarihini 11 Kasım seçerseniz 12 Kasım'daki 9.000 TL tahsilat henüz gerçekleşmemiştir. O tarihli açık bakiye 18.000 TL olur. Güncel kalan tutarla geçmiş tarihli bakiyeyi karıştırmayın.
4. Cari hesap farkını otomatik mahsup sanmayın
Aynı müşteriye ayrıca 4.000 TL borcunuz varsa 9.000 TL alacak ve 4.000 TL borç ayrı görünmelidir. Fark 5.000 TL olsa da bu, iki belgenin ödeme veya mahsup yoluyla kapandığını göstermez.
TRY, USD ve EUR bakiyelerini kendi para birimlerinde tutun. 9.000 TL ile 500 USD doğrudan toplanmaz. TL karşılığı raporu hazırlanacaksa seçilen kur ve kur tarihi ayrıca belirtilmelidir; şablonda kurlar elle girilir.
5. Excel şablonuna aktarın ve mutabakat yapın
AYARLAR sayfasında cari kodlarını ve rapor tarihini tanımlayın. FATURALAR'a belgeyi, ODEMELER'e iki tahsilatı aynı fatura numarasına bağlı olarak girin. PANO kontrol mesajlarını düzelttikten sonra CARI_OZET ve VADE_ANALIZI sonuçlarını okuyun.
Kaynak belgelerle toplamı karşılaştırın. Aynı tahsilatı iki kez girmek, fatura numarasını yanlış bağlamak ve rapor sonrası hareketi bugünkü işlem gibi değerlendirmek sık rastlanan hatalardır. Dosya resmî cari defter veya mutabakat belgesi üretmez.
Kısmi tahsilat örneğinin hareket dökümü
| Tarih | Kayıt | Fatura / hareket | Kalan alacak |
|---|---|---|---|
| 1 Kasım 2026 | Fatura | 24.000 TL | 24.000 TL |
| 6 Kasım 2026 | Tahsilat | 6.000 TL | 18.000 TL |
| 12 Kasım 2026 | Tahsilat | 9.000 TL | 9.000 TL |
13 Kasım 2026 raporunda açık bakiye 9.000 TL, 10 Kasım vadesine göre gecikme üç gündür. Tarih ve tutarlar kurgusaldır; fatura ve tahsilat hareketlerini ayrı satırlarda girin.
Dosyayı kullanmadan önce kontrol edin
- Fatura ve işlem numaraları tekil mi?
- Her tahsilat doğru faturaya bağlı mı?
- Rapor tarihinden sonraki hareketler dışarıda mı?
- Para birimleri ve kur tarihi ayrı kontrol edildi mi?
- Kalan tutar belgeler ve cari kayıtlarla karşılaştırıldı mı?
Bu rehber Hesap Rehberi şablonunun kullanımını açıklar. Özellikler, kapasite, koruma ve Power Query kurulumu için ürün sayfasındaki kapsamı okuyun.